Le programme et les horaires du trajet accompagné
Indiquez d’abord les éléments qui structurent le déplacement. Ces précisions permettent de déterminer s’il s’agit d’un simple transfert ou d’une mise à disposition avec chauffeur privé pendant plusieurs heures.
- L’adresse exacte de prise en charge et l’heure à laquelle la personne doit être prête.
- La destination et l’heure précise du rendez-vous.
- Les éventuelles étapes ou les arrêts intermédiaires.
- Le trajet retour au domicile et la durée approximative de l’attente.
Conseil TMOTIV : Lorsque l’horaire de fin reste incertain, notamment pour un rendez-vous médical ou une démarche administrative, signalez-le dès la réservation. TMOTIV pourra proposer un créneau cohérent et préciser les modalités si la mission dépasse la durée prévue.
Les coordonnées de l’organisateur et de la personne transportée
Le client qui réserve n’est pas toujours le passager. Transmettre séparément les coordonnées de chacun évite toute confusion au départ et facilite la prise en charge jusqu’au passage de relais.
- Le nom, le prénom et le numéro de téléphone de la personne accompagnée.
- Le nom et le numéro de la personne qui organise la mission à distance.
- Le contact à prévenir en cas d’imprévu pratique.
- Le nom de la personne ou du service qui prend la suite à l’arrivée, si nécessaire.
L’aide pratique et l’accompagnement personnalisé souhaités
Précisez les attentions que le chauffeur doit assurer en plus du trajet. Signalez également les contraintes d’accès : étage, absence d’ascenseur, digicode, voie piétonne ou distance entre le stationnement et l’entrée.
L’objectif n’est pas de transmettre des données médicales confidentielles sans nécessité, mais de permettre au chauffeur de comprendre précisément l’aide pratique attendue.
- Retrouver la personne à la porte de son logement.
- Porter un bagage ou des sacs de courses et proposer une aide à l’installation.
- Guider la personne jusqu’à l’accueil, une salle d’attente ou un quai de gare.
- Patienter pendant un rendez-vous, effectuer une étape ou raccompagner la personne à son domicile.
Les affaires et documents essentiels pour le déplacement
Le chauffeur n’a pas pour rôle de contrôler les papiers personnels de votre proche. Vous pouvez néanmoins lui demander de vérifier qu’un objet précisément désigné n’a pas été oublié : pièce d’identité, carte Vitale, convocation, dossier préparé, billet de train, clés, lunettes ou bagage.
Préparez ces éléments avant l’arrivée du véhicule. Toute vérification convenue avec la famille doit être formulée clairement, par exemple : « Vérifier que la pochette de documents préparée est bien emportée. »
Les modalités de suivi par SMS ou WhatsApp
Si vous organisez cet accompagnement à distance, définissez les étapes auxquelles vous souhaitez recevoir une confirmation. Pour garder une communication simple et éviter les doublons, désignez de préférence un interlocuteur familial principal.
- La prise en charge au domicile et le départ du véhicule.
- L’arrivée à destination ou le passage de relais.
- Le début du trajet retour et la bonne arrivée au domicile.
Les limites du transport privé non médicalisé
TMOTIV propose un transport privé avec accompagnement humain, strictement non médicalisé. La personne doit pouvoir voyager assise dans un véhicule VTC standard, sans nécessiter de soin, de surveillance médicale continue, de transfert physique lourd ni d’équipement spécialisé comme un brancard.
Si la situation exige un transport sanitaire, une assistance médicale prescrite ou un véhicule spécialisé, il convient de s’adresser à un service habilité. Le préciser avant la réservation protège votre proche et permet à TMOTIV de confirmer que la mission entre bien dans le cadre de son service.
La checklist avant de valider votre réservation
Avant de confirmer votre devis, vérifiez que vous avez transmis les éléments essentiels. TMOTIV pourra ainsi établir une tarification transparente et organiser la mission sans mauvaise surprise.
- Le programme complet et les plages horaires.
- Les numéros du passager et de l’organisateur.
- Les détails de l’aide pratique souhaitée.
- Les spécificités d’accès au départ et à l’arrivée.
- Les étapes intermédiaires et le trajet retour éventuel.
- Le suivi souhaité par SMS ou WhatsApp.
- La confirmation que le trajet ne nécessite ni soin ni transport médicalisé.